Programa de Gestión Documental — PGD
Instrumento que define las actividades del proceso documental: producción, gestión, trámite, organización, transferencia, disposición y preservación.
Gestión Documental
La Gestión Documental administra la producción, organización y conservación de los documentos del ISER.
Una política archivística para toda la institución
La Gestión Documental del ISER administra la producción, organización, conservación, consulta y disposición final de los documentos generados por todas las dependencias del Instituto.
El proceso se rige por la Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos — y por las directrices del Archivo General de la Nación. Mediante la Resolución 392 del 26 de agosto de 2019, el ISER adoptó sus instrumentos archivísticos y de gestión de la información pública, garantizando el acceso transparente a la información de la entidad.
Las Tablas de Retención Documental del ISER fueron convalidadas por el Acuerdo 021 de 2015 del Consejo Departamental de Archivos de Norte de Santander.
Qué encuentras aquí
- Tablas de Retención Documental (TRD) por dependencia
- Programa de Gestión Documental (PGD) y Plan Institucional de Archivos (PINAR)
- Archivo central, archivo histórico y Tablas de Valoración Documental
- Ventanilla única, recepción y correspondencia
- Registro de Activos de Información e Índice de Información Clasificada y Reservada
- Conservación, digitalización y disposición final de documentos
Documentos de gestión de la información pública
Plan Institucional de Archivos — PINAR
Planea, articula y prioriza los planes, programas y proyectos de la función archivística de la institución a corto, mediano y largo plazo.
Cuadro de Clasificación Documental
Esquema que refleja la jerarquía entre las dependencias y las series y subseries documentales que produce la entidad.
Registro de Activos de Información
Inventario de la información pública que administra el ISER, conforme a la Ley 1712 de 2014 de Transparencia.
Índice de Información Clasificada y Reservada
Relaciona la información que, por disposición legal, tiene carácter clasificado o reservado.
Esquema de Publicación de Información
Define qué información publica el ISER, en qué medio y con qué periodicidad.
Tablas de Retención y Valoración Documental
Las Tablas de Retención Documental (TRD) establecen los tiempos de permanencia de cada serie documental en los archivos de gestión y central, así como su disposición final. El ISER cuenta con TRD para cada dependencia, desde Rectoría (TRD 100) hasta la Unidad de Estudios Virtuales y a Distancia (TRD 330).
Las Tablas de Valoración Documental (TVD) permiten la organización y valoración de los fondos documentales acumulados, cubriendo los periodos históricos 1956–1962, 1963–1988 y 1989–2003.
En el apartado de Transparencia se publican además las actas de eliminación de documentos aprobadas por el Comité de Archivo y el Certificado RUSD – TVD.
Ventanilla única y radicación
La ventanilla única de correspondencia centraliza la recepción y el envío de las comunicaciones oficiales del Instituto.
Para radicar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias, o para solicitar copias de documentos —cuyo costo de reproducción se rige por la Resolución 192 del 16 de mayo—, dirígete a los canales de atención del ISER.
